Qualitätsmanagement

Instrumente zur Qualitätssicherung

Zur Sicherung der Qualität unserer Dienstleistungen nutzen wir eine Reihe an Instrumenten:

Jobnummernsystem

Jedem unserer Kundenprojekte ordnen wir eine Jobnummer zu, durch die das Projekt identifiziert und abgerechnet werden kann. Die Jobnummer gliedert sich in eine Kennzahl für den Kunden und eine Kennzahl für das Projekt (zum Beispiel P7891501).

Dokumenten- und Dateiablage

Alle Dokumente und Dateien werden nach dem Jobnummernsystem abgelegt und archiviert (z.B. P7891501_AN_012345).

Angebot/Auftrag/Auftragsbestätigung

Zu jedem Projekt erstellen wir grundsätzlich ein schriftliches Angebot. Nach schriftlicher Auftragserteilung durch den Kunden bestätigen wir den Auftragseingang ebenfalls schriftlich.

Kick-Off-Meeting / Post-Project-Review

Zu Projektstart findet in der Regel ein Kick-Off-Meeting statt. Teilnehmer sind möglichst alle Mitarbeiter, die mit dem Projekt und der Projekt-Verwaltung befasst sein werden. In der Regel sind das Projektleiter, Projektmanager, Redakteur, Bildredakteur, Screendesigner, Programmierer. Nach Beendigung eines Projektes findet ein Post-Project-Review statt, an dem wiederum alle beteiligten Mitarbeiter teilnehmen. Falls erforderlich organisiert der Projektleiter im Laufe des Prozesses weitere Meetings mit den Mitarbeitern.

Briefing / Pflichtenheft

Der Projektleiter wird von dem verantwortlichen Kundenansprechpartner gebrieft. Unsere Kunden erhalten nach dem Briefing ein schriftliches Protokoll, in dem alle Vereinbarungen festgehalten sind. Für umfangreiche Projekte erstellen wir ein Pflichtenheft, in dem unsere Aufgaben als Agentur und die erforderlichen Prozesse definiert werden.

Budgetcontrolling

Der Projektleiter ist verantwortlich für die Einhaltung des Budgets. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden monatlich anhand der Jobnummern erfasst. Die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten dient dem Abgleich von Soll- und Ist-Zeiten und bildet die Grundlage für eventuelle Budgetanpassungen. Wir informieren unsere Kunden rechtzeitig im Vorfeld, falls abzusehen ist, dass das Budget für Einzelprojekte deutlich überschritten wird.

Ticketsystem

Wir verwenden ein Ticketsystem auf Web-Basis, um unsere Projekte und Aufgaben zu organisieren. Unsere Kunden können jederzeit auf das Ticket-System zugreifen und eigene Tickets eröffnen, interne Tickets einsehen und sich selbst in die Kommunikation einbringen.

4-Augen-Prinzip

Alle Texte, Dokumente und andere Erzeugnisse, die im Auftrag des Kunden von uns erstellt werden, werden durch ein zweites Mitarbeiter-Team geprüft und freigegeben, bevor Sie an unseren Kunden gehen. Dies gilt gleichermaßen für Texte, Bilder, Anwendungen und Quellcodes, Protokolle, Animationen usw.

Agenda / Protokolle

Grundsätzlich wird zu jedem Meeting (intern und extern) eine Agenda erstellt, die mit allen Beteiligten im Vorfeld abgestimmt wird. Zu jedem Meeting werden die Vereinbarungen in einem Protokoll schriftlich fixiert. Diese sind dann nach Freigabe durch den Kunden für beide Seiten bindend.

Kunden haben immer über das Kunden-Center Zugriff auf Protokolle zu Meetings und Besprechungen, der Agenda und andere Dokumenten, die im Rahmen eines Projektes zusammenkommen. Die Dokumente werden für jedes Projekt bis zum fertigen Abschluss, mindestens jedoch 36 Monate für den Kunden zugänglich aufbewahrt.

Zeitmanagement

Für alle größeren Projekte erstellen wir einen Zeitplan, der mit dem Kunden abgestimmt wird. Abweichungen vom Zeitplan werden begründet und die neuen Zielvorgaben werden gemeinsam mit unserem Kunden festgelegt.

Statuslisten

Nach Absprache mit unseren Kunden erstellen wir in regelmäßigen Rhythmen Statuslisten, die den jeweiligen Projektstatus mit allen Teilprojekten erfassen und neue Todos definieren. Diese Statuslisten können wir beispielsweise wöchentlich oder monatlich aktualisieren und dienen als Grundlage und zur Vorbereitung von Status- und Redaktions-Meetings.

Feedback

Grundsätzlich erhalten unsere Kunden zu jeder mündlichen oder schriftlichen Anfrage ein Feedback von uns. Feedbacks seitens der Kunden sind erwünscht und werden weitestgehend berücksichtigt bei der Verbesserung unserer Prozesse.